Аккредитация партнеров

Аккредитация партнеров

Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров Российской энергетической недели по всем категориям (участники – пакет «Участник»; персонал, водители, транспортные средства) начинается 1 августа 2023 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Участник».
• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
• Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании (в режиме просмотра).
• Получение аккредитационного пакета– в данном разделе размещена информация и документация для получения аккредитационного пакета.
• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории проведения Российской энергетической недели, а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Российской энергетической недели – 2023 (далее – Форум) с 00:01 1 октября 2023 г. до 08:00 10 октября 2023 г. и с 21:00 13 октября 2023 г. до 12:00 15 октября 2023 г.*

Аккредитацию на период Форума проходят те стендисты и сотрудники организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Форума с 08:00 10 октября 2023 г. до 21:00 13 октября 2023 г.*

Обращаем ваше внимание на то, что сотрудникам, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

* Даты и время могут быть изменены. Пожалуйста, следите за обновлениями на сайте Форума.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал по зонам на период Форума и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поставить печать и подписать у руководителя организации.

2. Для компаний-партнеров с техническим персоналом необходимо заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных.
   

3. Подписанные документы в формате PDF или JPEG и в формате Excel направить на электронный адрес вашего персонального менеджера не позднее 12 сентября 2023 г. *

4. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.
   

5. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.
   

6. В Личном кабинете:

   • заполнить регистрационные анкеты на участников, у которых нет Единого личного кабинета
     
   • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
   • загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

   При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

   Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

7. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.

8. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и, если в этом есть необходимость, зарегистрировать водителей и транспортные средства.

Прием заявок на аккредитацию участников, стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 15 сентября 2023 г.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, стендистам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.

   Фотография на бедж должна соответствовать следующим требованиям:

   • цветная фотография на светлом фоне;
   • размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
   • формат фотографии – JPG или JPEG;
   • фотография анфас, без головного убора;
   • изображение лица занимает не менее 70% фотографии.

   Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

   • содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, кем и когда выдан документ, дата и место рождения, фотография;
   • скан-копии читаемы без затруднений.

2. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.

3. Если стендист/сотрудник/водитель / транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.

4. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

5. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.

6. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.

7. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться в Едином личном кабинете участника от участия и сообщить об этом контактному лицу по аккредитации.

8. Замена или удаление участников/сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

9. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии у участников и персонала загруженных по установленным требованиям в Личном кабинете фотографии и скан-копии документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

1. Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Форума, а также в местах прибытия и размещения.

2. Для получения аккредитационного беджа участника лично или третьим лицом по доверенности бедж участника должен быть готов к выдаче. Готовность беджей участников к выдаче отражена в Личном кабинете компании-партнера в разделе «Участники» или в Едином личном кабинете участника.
   

3. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу.

   Бедж можно получить лично при предъявлении:

   • документа, удостоверяющего личность, данные которого указаны в Личном кабинете;

   Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

   • свой паспорт;
   • оригинал доверенности установленного образца;
   • список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
   • копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (копии паспортов будут возвращены после выдачи беджей);
   • оригиналы согласия на обработку персональных данных*.

   Доверенность недействительна без списка, копий паспортов и оригиналов согласия на обработку персональных данных всех аккредитуемых участников.*

   *Согласия на обработку персональных данных предоставляются в случае, если организация не предоставила поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных.

4. Для доступа на территорию подготовки и проведения Форума в период монтажа каждому сотруднику необходимо иметь при себе временный пропуск, а также документ, удостоверяющий личность (паспорт). Распечатать временный пропуск необходимо из Личного кабинета. Печать временного пропуска возможна только для заявок со статусом «Обработана».

Выдача беджей стендистов/сотрудников осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации. 

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта,
• доверенности,
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае потери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей стендистами/сотрудниками лично не предусматривается!

График работы центров аккредитации

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте:partners.accreditation@roscongress.org.

В случае возникновения вопросов по аккредитации стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации по телефону: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.